Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO zwischen dem Kunden des Prüfsystems simplecheck (Prüffirma oder Betreiber, nachfolgend „Verantwortlicher“) und

Jürgen Friesenecker – Friecom / simpleinstruct, Sportplatzstraße 7/1, 4193 Reichenthal, Österreich, UID ATU56639506
(nachfolgend „Auftragsverarbeiter“).

Diese Vereinbarung ist Bestandteil des Vertrags über die Nutzung von simplecheck (App und Web-Anwendung unter app.simplecheck.at / app.flapcheck.at). Sie gilt mit der Nutzung des Prüfsystems als vereinbart; auf Wunsch stellt der Auftragsverarbeiter eine unterzeichnete Fassung zur Verfügung.

1. Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter betreibt für den Verantwortlichen das Prüfsystem simplecheck zur Verwaltung von Arbeitsmitteln, zur Durchführung und Dokumentation wiederkehrender Prüfungen (z. B. Presscontainer, Brandschutzklappen, Tore, Lüftungsanlagen) und zur Erstellung von Prüfberichten. Die Vereinbarung gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags und endet mit dessen Beendigung und der Rückgabe bzw. Löschung der Daten nach Punkt 9.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Speichern, Anzeigen, Übermitteln (Synchronisation zwischen App und Server), Auswerten (Fälligkeiten, Auslastung) und Löschen von Daten, die der Verantwortliche oder seine Beauftragten im Prüfsystem erfassen. Zweck ist die Erfüllung der Prüf- und Dokumentationspflichten des Verantwortlichen, insbesondere nach ASchG und AM-VO, sowie die Zusammenarbeit zwischen Prüffirma und Betreiber (Beauftragung).

3. Art der Daten und Kategorien betroffener Personen

4. Weisungsgebundenheit

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich im Rahmen dieser Vereinbarung und nach dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen. Weisungen ergeben sich aus dem Nutzungsvertrag, den Funktionen des Prüfsystems und den Einstellungen, die der Verantwortliche darin vornimmt (z. B. Beauftragung einer Prüffirma, Einladung von Benutzern). Weitere Weisungen sind in Textform an easy@simpleinstruct.at zu richten. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies unverzüglich mit.

5. Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet und mit den Datenschutzvorschriften vertraut sind. Der Zugriff auf Kundendaten erfolgt nur, soweit es für Betrieb, Support und Fehlerbehebung erforderlich ist.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragsverarbeiter trifft die in Anhang 1 beschriebenen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO und entwickelt sie entsprechend dem Stand der Technik weiter, ohne das Schutzniveau zu senken.

7. Weitere Auftragsverarbeiter (Subunternehmer)

Der Verantwortliche stimmt dem Einsatz der in Anhang 2 genannten Subunternehmer zu. Der Auftragsverarbeiter informiert über beabsichtigte Änderungen mindestens 30 Tage vorab per E-Mail an die Administrator-Adresse des Verantwortlichen; dieser kann aus wichtigem Grund widersprechen. Mit jedem Subunternehmer bestehen Verträge, die diesem Vereinbarung entsprechende Pflichten auferlegen.

8. Unterstützung des Verantwortlichen

• Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit): Der Auftragsverarbeiter leitet Anfragen, die ihn direkt erreichen, an den Verantwortlichen weiter und unterstützt bei der Beantwortung mit den im System verfügbaren Funktionen (Export, Berichte, Kontodeaktivierung).
• Datenschutzverletzungen: Der Auftragsverarbeiter meldet Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, die Kundendaten betreffen, unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, mit den bekannten Angaben zu Art, Umfang, Folgen und Maßnahmen.
• Datenschutz-Folgenabschätzung und Konsultation der Aufsichtsbehörde: Unterstützung mit den verfügbaren Informationen zu Verarbeitung und Sicherheitsmaßnahmen.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung des Nutzungsvertrags erhält der Verantwortliche auf Wunsch seine Prüfdaten und Berichte in einem gängigen Format (PDF-Berichte, CSV/JSON-Export). Anschließend, spätestens 12 Monate nach Vertragsende, löscht der Auftragsverarbeiter alle Kundendaten einschließlich Fotos; Backups werden nach 14 Tagen überschrieben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Auftragsverarbeiters bleiben unberührt. Der Verantwortliche kann einzelne Objekte, Prüfungen und Benutzer jederzeit selbst im System archivieren oder löschen lassen.

10. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage die zum Nachweis der Einhaltung dieser Vereinbarung erforderlichen Informationen zur Verfügung (Beschreibung der Maßnahmen, Subunternehmerliste, Protokolle im erforderlichen Umfang). Kontrollen vor Ort sind nach Ankündigung mit angemessener Frist während der Geschäftszeiten möglich, höchstens einmal jährlich, sofern kein konkreter Anlass besteht.

11. Ort der Verarbeitung

Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt (Rechenzentrum in Deutschland/Österreich). Eine Ausnahme bildet die Auslieferung von App-Updates über Expo, Inc. (USA), bei der keine Kundendaten übertragen werden (Anhang 2). Weitere Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur mit Zustimmung des Verantwortlichen und auf Grundlage der Art. 44 ff. DSGVO.

12. Haftung und Schlussbestimmungen

Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO und dem Nutzungsvertrag. Es gilt österreichisches Recht. Änderungen dieser Vereinbarung werden dem Verantwortlichen per E-Mail mitgeteilt und gelten als angenommen, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen widerspricht; die jeweils aktuelle Fassung ist unter app.simplecheck.at/datenschutz/auftragsverarbeitung abrufbar.

Anhang 1 – Technische und organisatorische Maßnahmen

Anhang 2 – Subunternehmer

Stand: 14. September 2026